Macam atau Jenis surat

JENIS SURAT BESRTA CONTOHNYA 

Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.

Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1.Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Contoh :

Bandung, 25 Mei 2014

Sahabatku,
Budi Lesmana
Di Kalianda
Asalamualaikum

Hai Budi, apa kabar? Bagaimana kabarmu Bud ? Sehat dan bahagia
bukan? Sudah lama rasanya ya kita tidak bertemu.Sejak tiga tahun yang lalu tepatnya saat aku dan keluarga memutuskan pindah ke Bandung aku tidak pernah lagi mendengar kabar tentangmu.Aku berharap kamu selalu dalam perlindungan Allah di manapun berada.

Akhir bulan ini keluargaku berencana pulang ke Lampung untuk menjenguk nenek.Aku berharap pada hari itu aku bisa ikut rombongan menjenguk kampung halaman sekalian bersilaturahmi dengan kalian para sahabat kecilku yang sangat ku rindu.

Tapi apa dikata jika Allah menakdirkan hal lain. Hari itu ternyata aku ada ujian semester di kampus. Sehingga dengan berat hati napaknya perjumpaan kita harus diundur lain kali.
Bud, sekian dulu, ya!Sampaikan salam sekaligus permintaan maafku buat teman-teman yang lain. Semoga lain kali kita bisa bertemu.

Sahabatmu,

Ahmad Irawan

2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Contoh:

SMA Negeri 1 Jakarta

Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta

No. Telp. (021) 6503333

______________________________________________________________________________
Jakarta, 11 September 2014

No            : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2014
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

                                                                                                                                                                                                          Yth. Orang tua / Wali Murid
                                                                                                        Kelas XII SMA Negeri 1
                                                                                                        Jakarta


Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 20 September 2014
Pukul            : 08.00 s.d. 13.00 WIB
Tempat         : Jakarta
Acara           : Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                                Kepala Sekolah
                                                                                                                SMAN 1 Jakarta
                                                                                                            

                                                                                                            Bagito Sumangko, SPd.

3. Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. 

Contoh :

CV. INGIN MAJU

Jln. Ketapang No. 10a

Banda Aceh

Aceh, 23 April 2014

Nomor             : 255/IM/IV/2014

Lampiran         : -

Hal                  : Pesanan Barang Elektronik

Kepada PT. Elektronik Maju

Jln. Buntu No. 202

Jakarta

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut:

1. 22 Unit Kulkas

2. 20 Unit Mesin Cuci

3. 30 Unit TV

4. 10 Unit Kipas Angin

5. 5 Unit AC

Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                     Hormat kami,

                                                                                                             Ruslan

                                                                                                          (Direktur)

4. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi

Contoh :

PEMERINTAH PROPINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 21 YOGYAKARTA

Jl. Jayakarta 12 yogyakarta, Telp 6361612172

                                                                                                                        Yogyakarta, 2 mei 2015
Nomor    : 299/smk21/2015

Lampiran : -
Perihal     : Undangan Wali Murid

                                                                                      Yth. Orang Tua / Wali Murid

                                                                                         SMK Negri 21 Yogyakarta

Assalamu'alaikum Wr. Wb., salam sejahtera bagi kita sekalian
Dalam rangka memperingati hari jadi SMK Negri 21 Yogyakarta, Kami selaku pengurus OSIS SMK Negri 21 Yogyakarta akan melakukan acara peringatan dan santunan kepada anak yatim piatu, kami mohon kiranya para Orang Tua / Wali Murid dapat berpartisipasi acara tersebut, oleh karena itu kami mohon kehadirannya pada :

Hari / tanggal    :  Selasa / 20 mei 2015
Tempat             :  Gedung serba  Guna SMK Negri 21 Yogyakarta
Acara               :  Partisipasi dari Orang Tua / Wali Murid

Mengingat pentingnya acara tersebut, di mohon kehadirannya tepat pada waktunya, demikian undangan ini, atas kehadiran dan partisipasinya kami mengucapkan terimakasih.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

                 
                       Mengetahui,                    
Kepada Sekolah SMK Negri 21 Yogyakarta                                    Ketua OSIS
                   ( Tanda tangan )                                                            ( Tanda tangan )
                       Syamsul Alam                                                           Adi Permana -

5. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.

Contoh:

Bali, 20 Maret 2014
Kepada Yth :
HRD PT NUSANTARA
Jl. Ahmad Yani No. 10 Singaraja Bali

Perihal : Lamaran kerja

Dengan Hormat

Berdasarkan informasi dari media cetak, koran Terpadu perihal lowongan pekerjaan di perusahaan tempat Bapak/Ibu pimpin. Melalui surat lamaran ini saya ingin mengajukan diri untuk melamar pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin guna mengisi posisi yang dibutuhkan saat ini. Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                          : Fahrur Rozi

Tempat/Tanggal Lahir : Singaraja, 11 Agustus 1989
Jenis Kelamin              : Laki-laki
Pendidikan                  : SMK Perhotelan Bina Lestari Bali
Alamat                        : Jl. Dewi Sartika No. 8 RT/RW 09/006
Telepon                       : 085252446757

Untuk melengkapi beberapa data yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu pimpinan diwaktu yang akan datang, saya lampirkan juga kelengkapan data diri sebagai berikut :

1.Pas Photo.
2.Foto copy KTP
3.Daftar Riwayat Hidup
4.Foto copy Ijazah Terakhir
5.Foto copy Sertifikat Competensi
6.Foto copy Sertifikat PKL

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan sebenarnya dan atas perhatian serta kebijaksanaan Bapak/Ibu pimpinan saya mengucapkan terimakasih.


Hormat saya


Fahrur Rozi

Read More →

Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP 

Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa :
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.

Tujuan penataan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar ada 5 yaitu :

1.      Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi).

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.
c. Menyiapkan peralatan arsip

2.      Sistem Nomor/Numerical Filling System

Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

3.      Sistem Tanggal/Chronological Filling System

Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.  Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

4.      Sistem Wilayah/Geographical Filling System

Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. 

5.      Sistem Subjek/ Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Read More →

Cara mengoperasikan peralatan kantor

 MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

MEMILIH PERALATAN KANTOR 

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada. 

Macam-macam perbekalan :

1. perbekalan gedung, seperti : ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil 

2. perbekalan kantor, seperti : mebelair pimpinan dan mebelair karyawan 

3. perbekalan ruang kelas, seperti : meja dan kursi guru/murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dll

Bahan Kantor

barang-barang yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor yang sekali pakai. Contoh : alat tulis menulis ( kertas, karbon, pensil, tinta, penghapus pulpen, dsb ), pernagko, sampul , map, kertas coretan.

Peralatan Kantor

barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian. contoh : telepon, faksimile, teleks, OHP (Overhead Projector), mesin stensil (maual dan listrik), dll.

Perabot Kantor

Adalah barang bergerak maupun tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Misalnya, meja kantor, kursi kantor, rak surat, mesin penghancur kertas, cara pengaturan tata ruang yang ideal.

Pembahasan kali ini, yang akan dijelaskan adalah mengenai peralatan kantor.

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

1. TELEPON

adalah suatu alat dimana berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.

cara mengoperasikan :

·                     sediakan pensil dan kertas

·                     siapkan nomor telepon

·                     putar nomor telepon yang dikehendaki

·                     beritahu nama kantor/instansi

·                     bicara secara singkat namun sopan dan tidak bicara yang bukan-bukan

·                     jika sudah selesai, letakkan telepon dengan hati-hati

2. FAKSIMILE

adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu yang singkat.

cara mengoperasikan : 

·                     siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

·                     siapkan nomor fax yang dituju

·                     tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

·                     tekan tombol yes

·                     jika muncul tulisan quick, tekan key pad sampai muncul tanda dilay keyboard

·                     lakukan pengkopian data atau informasi

3. TELEKS 
adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain baik dalam maupuan luar negeri. 

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR 
1. TELEPON 

·                     pastikan perangkat anda dalam keadaan kering 

·                     jangan gunakan atau jangan disimpan di tempat yang kotor dan berdebu

·                     jangan simpan di tempat yang panas dan dingin

·                     pastikan perangkat tidak terjatuh, terbentur atau terguncang

·                     jangan gunakan bahan kimia, larutan pembersih atau detergen keras untuk membersihkan perangkat

·                     jangan cat perangkat

2. FAKSIMILE

Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Biarkanlah dia bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan sederhana sebagai berikut:

·                     Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan kotor dan sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat menyebabkan hasil faks ada noda.

·                     Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil, karena bisa membuat mesin faks rusak.

·                     Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

3. TELEX

·                     aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan 

·                     sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui

·                     segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :

- tercetak AAB yang neragukan (cacat)
- tercetak AAB yang tidak dikehendaki
- mulai akna mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak terbaca 

Read More →

Cara Mengetik 10 Jari

CARA MENGETIK 10 JARI

Seringkali kemampuan mengetik 10 jari menjadi syarat utama dalam sebuah iklan lowongan pekerjaan. Bila kita sekolah / kuliah di jurusan sekretaris, ketrampilan mengetik 10 jari ini akan masuk ke dalam salah satu mata pelajaran / mata kuliah. Karena memang sekretaris diwajibkan memiliki ketrampilan mengetik 10 cari. Namun bagi kita yang belum pernah mendapatkan pelajaran tentang cara mengetik 10 jari, tentu kita akan sedikit kerepotan untuk mempelajarinya sendiri.

Berikut ini adalah tips dan cara mengetik 10 :

1. Perhatikan gambar dibawah ini. Ini merupakan ilustrasi sebuah keyboard. kemudian perhatikan warna kotak pada setiap angka/huruf/simbol dengan jenis jari yang digunakan untuk menekan tombol - tombol tersebut. 

    

2. Untuk melatih jari - jari kita, letakkan jari - jari kita sesuai dengan warna tombol dan jenis jari pada gambar diatas. Letakkan pada: A S D F untuk tangan kiri dan J K L ; pada tangan kanan. Ulangi terus sampai jari - jari kita luwes.

Letak dan posisi jari-jari tangan kiri saat mengetik:

·         Jari kelingking : gunakan untuk menekan huruf Q dan A

·         Jari manis : gunakan untuk menekan huruf W, S dan Z

·         Jari tengah : gunakan untuk menekan huruf E, D dan X

·         Jari telunjuk : gunakan untuk menekan huruf F, G, R, T, C dan V

·         Ibu jari atau Jempol : gunakan untuk menekan tombol Spasi (Space)

Letak dan posisi jari-jari pada tangan kanan saat mengetik:

·         Jari kelingking : gunakan untuk menekan huruf P ; .

·         Jari manis : gunakan untuk menekan huruf O L .

·         Jari tengah : gunakan untuk menekan huruf I, K dan M

·         Jari telunjuk : gunakan untuk menekan huruf Y, U, H, J, N dan B

·         Ibu jari atau Jempol: gunakan untuk menekan tombol Spasi (Space)

Read More →